【2】専門商社　B社様（100ユーザー）

グループウェア利用歴

3年

グループウェアで利用している機能

スケジュール、ToDo、伝言・所在、設備予約、インフォメーション、文書管理、ワークフロー

「J-MOTTOワークフロー」を選択した理由

グループウェアの「ワークフロー」を利用していましたが、承認経路設定の自由度が低いため、単純な経路で対応できる申請のみをグループウェア上で運用し、その他は紙、メールなどで申請を行なっていました。しかし、全国の複数支店間でやりとりが必要な申請もあり、ますます煩雑になってしまっていたため、「全ての申請をWeb上で一元管理する」と決め、新たなサービスを探すことにしました。
いろいろな会社のワークフローを試用し、良さそうなものもあったのですが、費用や要件などを考えるあまり、何となく導入に踏み切れずにいました。「J-MOTTOワークフロー」は自社の検討時期とたまたま合ったところがありますが、J-MOTTOのサービスの中で利用できる方が楽だと思い、選択しました。

利用申込後、どのように進めたか

グループウェアを導入した時と同様、社員に公開する前に担当部門だけに公開し、数か月の運用テスト・設定期間を経て社内へリリースしました。社内では数回に分けて研修会を行ないました。まだ本格稼働から日が浅いので、課題は多くありますが、グループウェアの「ワークフロー」からは完全に移行が終わっています。

どのような感想をお持ちですか

　申請書名を選択すれば、書式も経路も設定されており、必要な内容を記入するだけでよいという点で、社内では概ね好評のようです。ただし、社内的な問題なのですが、「全ての申請をWeb上で一元管理する」と決め、申請時に添付が必要な領収書や精算の伝票などはスキャナーで読み取り、PDF化した上で申請に添付する、ということも義務づけたことにより、運用面での不満も出ているようです。その点は運用ルールでカバーしていきたいと考えています。
担当者レベルでは、いろいろ設定していく中で、「こうだったら使いやすい」など要望としてお願いしたいことも出てきましたが、今後に期待します。