J-MOTTOワークフローとJ-MOTTOグループウェアのワークフロー機能との違い

「グループウェアのワークフローと何が違うか？ 」

「J-MOTTOワークフロー」は、J-MOTTOグループウェアをご利用のお客様から寄せられた数多くのご意見・ご要望を集めて開発したASPサービスです。グループウェアの標準機能「ワークフロー」をより強化し、細かい設定を可能にしながらも、簡単な操作でご利用いただけるよう工夫しました。

1.申請件名を選択すれば、申請書式も承認ルートも自動的に選択されます。

グループウェアの「ワークフロー」では、申請件名を選択して→申請経路を選択して→申請書式を選択して・・・というように手順を踏まなければなりません。
「J-MOTTOワークフロー」では、あらかじめ申請書式毎に承認ルートを設定しておくことにより、グループウェア上の手順をワンクリックで行なうことができます。

• 申請時に必要に応じて申請者自身がルートを選択できる設定もございます。

3.決裁完了時に申請者以外にもメールで通知することができます。

グループウェアの「ワークフロー」では、決裁完了時、申請者だけにメール通知されます。
「J-MOTTOワークフロー」では通知が必要なメンバーを設定しておけば、申請者でもメールを受け取ることができます。

4.申請者の代わりに申請書を作成することができます。

「J-MOTTOワークフロー」では、申請者が多忙な時などに、代わりの人が申請を作成しておくことができます。こちらはグループウェアには無い機能です。

5.出張や休暇の間申請が滞らないように、システム管理者が他人の代わりに不在設定をすることができます。

出張などで承認依頼の申請書を処理できない場合、事前に不在期間や処理条件を設定することができます。
グループウェアの「ワークフロー」では、不在になる予定の本人のみが設定できますが、「J-MOTTOワークフロー」では、システム管理者が設定することができます。

6.申請書式作成用パーツをドラッグ&ドロップして書式を作成することができます。

書式用パーツをドラッグ&ドロップして動かして配置することができるため、直感的に簡単に書式を作成することができます。こちらもグループウェアでは対応していない機能です。

7. 過去の申請書を簡単に検索できるだけでなく、引用したり、再利用することもできます。

【申請書検索画面】

キーワードで検索すると申請、情報共有、承認など申請経路に関わった申請書、及び決裁完了メール通知の設定された申請書が検索結果として表示されます。

【再申請】

キーワードで検索すると申請、情報共有、承認など申請経路に関わった申請書、及び決裁完了メール通知の設定された申請書が検索結果として表示されます。グループウェアには無い機能です。

【コピー】

全ての状態（保存中・取消・申請待ち・承認待ち・決裁・条件付決裁・否決の状態）の申請書内容をコピーし、申請内容を編集して新規に申請書を作成することができます。

8.申請書の種類毎の連番設定、決裁番号設定

グループウェアの「ワークフロー」では、全ての申請書の番号と通番管理する機能しかありませんが、「J-MOTTOワークフロー」では、申請書を申請した際に発番される申請書番号管理に加え、申請書が決裁された際に発番される決裁番号の体系も設定することができます。それぞれ、書式ごとに番号を設定できることが特長です。

【申請番号管理一覧画面】

【決裁番号管理設定画面】

9.承認印を自由に設定できます。

グループウェアの「ワークフロー」では定型の承認印を変更することができませんが、「J-MOTTOワークフロー」では、デフォルトの承認印と社内で決めた承認印の画像の表示の設定を行うことが可能です。

10.申請書をCSVファイルで一括ダウンロードできます。

グループウェアの「ワークフロー」では対応していない申請書の一括ダウンロード機能を搭載しています。
ダウンロードされたデータは、1つのシートに保存されます。

11.申請書をPDFファイルにして一括印刷することもできます。

グループウェアの「ワークフロー」では対応していない機能です。
まとめて選択をして[印刷]ボタンをクリックすると、各申請書がPDFの表示となり、印刷だけではなく、PDFファイルとして保存することができます。